O retorno sobre o investimento em ERP só pode ser medido se a empresa registrar como a operação funcionava antes da implantação. Sem essa linha de base, qualquer avaliação depois vira impressão. A conta em si é simples: o ganho obtido no período menos o custo total do sistema, dividido pelo custo total. O difícil é medir o ganho, e é para isso que servem os oito indicadores abaixo. Cada um traz o que medir, como registrar antes e o que observar depois.
No lado do custo, entram não só a mensalidade ou a licença, mas também a implantação, o treinamento, as horas da equipe dedicadas ao projeto e as integrações. No lado do ganho, entram horas liberadas, erros evitados e dinheiro que deixou de ficar parado. Exemplo hipotético da conta: se o custo total no primeiro ano somou R$ 60.000 e os ganhos medidos somaram R$ 84.000, o retorno foi de 40% no período. O número só vale se cada ganho tiver vindo de um indicador medido, e não de uma estimativa.
1. Dias para fechar o mês
O que medir: quantos dias úteis passam entre o último dia do mês e o momento em que o resultado está pronto e conferido.
Como registrar antes: anote a data em que o fechamento ficou pronto nos três últimos meses antes da implantação. Anote também quem participou e quantas horas cada um gastou.
O que observar depois: o fechamento deve encurtar a partir do terceiro ou quarto mês de uso, quando os ajustes iniciais terminam. Se continua igual, provavelmente ainda há planilhas de apoio que ninguém desligou.
Erro comum: comparar o primeiro fechamento no ERP com o último do sistema antigo. O primeiro fechamento no sistema novo quase sempre é mais lento, porque a equipe ainda está aprendendo e os ajustes estão em andamento.
2. Horas semanais de redigitação e conferência
O que medir: o tempo gasto digitando o mesmo dado em mais de um lugar e conferindo listas de áreas diferentes.
Como registrar antes: durante duas semanas, peça a cada pessoa do administrativo que anote, por dia, o tempo gasto com cópia e conferência. Não precisa ser exato; meia hora de precisão basta.
O que observar depois: esse é o indicador que mais costuma cair. Exemplo hipotético: três pessoas que somavam 25 horas semanais de redigitação passam a somar 8. As 17 horas liberadas são ganho real se forem usadas em outra coisa útil; se a empresa não redistribuir o tempo, o ganho existe só no papel.
3. Notas rejeitadas e corrigidas por mês
O que medir: quantidade de notas rejeitadas na transmissão, cartas de correção e notas canceladas por erro de emissão.
Como registrar antes: conte nos três últimos meses. Se o emissor atual não guarda esse histórico, comece a anotar assim que decidir implantar o ERP.
O que observar depois: com cadastros fiscais revisados e regras por operação, a quantidade tende a cair. Um aumento no primeiro mês é normal, enquanto os cadastros são ajustados. Se o número continuar alto depois disso, o problema está no cadastro, não no sistema.
Erro comum: contar só as rejeições e esquecer as notas emitidas com erro que foram autorizadas. Uma nota autorizada com tributação errada não volta rejeitada, mas pode gerar correção, devolução ou problema no fechamento fiscal. Peça ao contador que aponte também esses casos.
4. Divergência entre saldo do sistema e estoque físico
O que medir: em uma amostra fixa de produtos, a diferença entre o que o sistema diz e o que existe na prateleira.
Como registrar antes: escolha 30 produtos, misturando itens de giro alto e baixo, e conte-os. Registre quantos tinham diferença e o tamanho dela. Use a mesma amostra depois.
O que observar depois: a divergência deve cair quando toda saída passa a exigir documento. Se não cair, procure as movimentações que continuam acontecendo por fora, como trocas no balcão e amostras.
Erro comum: trocar a amostra entre a medição de antes e a de depois. Uma amostra nova, com itens mais fáceis de controlar, mostra uma melhora que não aconteceu.
5. Vendas perdidas por falta de produto
O que medir: pedidos não atendidos ou atendidos parcialmente porque o produto acabou.
Como registrar antes: peça ao balcão e aos vendedores que anotem cada falta durante um mês. É um registro trabalhoso, mas mostra um custo que normalmente fica invisível.
O que observar depois: com a sugestão de compra baseada em consumo e prazo de entrega, as faltas dos itens de giro alto devem diminuir. O ERP passa a registrar isso sozinho se a empresa usar o recurso de pedido pendente ou de venda perdida. Os recursos de compras que mais afetam esse indicador estão em cadeia de suprimentos no ERP e os recursos de compras.
6. Tempo do pedido à expedição
O que medir: horas ou dias entre o pedido do cliente e a saída da mercadoria com nota.
Como registrar antes: para uma amostra de pedidos, anote a hora de entrada e a hora de saída. Separe pedidos simples e pedidos com muitos itens, porque os tempos são diferentes.
O que observar depois: a integração entre pedido, separação e nota costuma reduzir esse tempo, principalmente porque elimina a etapa de redigitar o pedido para faturar. Se o tempo não cair, observe onde o pedido fica parado: bloqueio de crédito, falta de saldo, nota rejeitada.
Erro comum: medir só a média. Um pedido que demora três dias por causa de um bloqueio esquecido some na média de cem pedidos rápidos, mas é ele que gera a reclamação do cliente. Observe também os pedidos mais demorados de cada semana.
7. Títulos vencidos sem cobrança
O que medir: valor de títulos a receber vencidos há mais de alguns dias sem nenhuma ação de cobrança registrada.
Como registrar antes: no fim de cada um dos três últimos meses, some os títulos vencidos e marque os que não tiveram contato. Em controle por planilha, esse número costuma ser surpreendente.
O que observar depois: com a baixa feita pelo extrato e a lista de vencidos atualizada todo dia, a cobrança passa a ser feita no prazo. O efeito aparece no caixa, mas é preciso cuidado para não atribuir ao sistema uma melhora que veio de um mês bom de vendas.
Erro comum: medir a inadimplência total em vez dos títulos sem cobrança. A inadimplência depende da economia e da carteira de clientes; os títulos sem cobrança dependem da rotina, e é a rotina que o sistema muda.
8. Dinheiro parado em estoque
O que medir: valor do estoque ao custo e quantos dias de venda ele representa.
Como registrar antes: calcule o valor do estoque no fim de cada um dos três últimos meses e divida pela média de custo das vendas diárias. Exemplo hipotético: R$ 180.000 em estoque e R$ 3.000 de custo de vendas por dia resultam em 60 dias de estoque.
O que observar depois: com compras baseadas em histórico, os itens de giro baixo param de ser repostos por hábito. Uma redução de alguns dias de estoque libera caixa que pode ser comparado diretamente com o custo do sistema. Esse costuma ser o ganho financeiro mais fácil de demonstrar.
Ao comparar, use sempre o mesmo período do ano e a mesma forma de medir, para não confundir sazonalidade com efeito do sistema. E se os indicadores não se moverem depois de seis meses, o problema raramente é o ERP em si: a lista de erros na implementação de ERP e como evitar cada um ajuda a encontrar onde o processo travou. Para quem ainda vai decidir por onde começar, os processos em que a integração reduz custo e retrabalho na pequena empresa mostram onde o retorno costuma aparecer primeiro.