Um ERP para pequenas empresas reduz custo e retrabalho principalmente em processos que atravessam mais de uma área, como a venda que vira nota e título, a compra que vira estoque e conta a pagar, e o recebimento que precisa ser conferido com o banco. Em processos que ficam dentro de uma área só, o ganho é menor. Por isso, a pergunta que o dono costuma fazer, "vale a pena um ERP numa empresa do meu tamanho?", tem resposta mais clara quando se olha processo por processo. Os sete abaixo são os que mais ganham com a integração em pequenas e médias empresas, com a separação entre o que o sistema resolve e o que a empresa precisa decidir.
1. Do pedido à nota e ao título a receber
Sem integração, o pedido é anotado, a nota é digitada a partir do pedido e o título a receber é lançado a partir da nota. São três registros do mesmo fato, e a cada passagem há chance de erro de valor, de prazo ou de cliente.
Com o ERP, o pedido faturado gera a nota e os títulos com as parcelas da condição de pagamento. Ninguém redigita.
Exemplo hipotético: uma empresa que fatura 25 pedidos por dia, com três registros por pedido, faz 75 lançamentos diários. Com a integração, faz 25, e os outros 50 deixam de ser fonte de erro. O ganho não está só nos minutos economizados, mas nas divergências que deixam de existir no fechamento.
O que depende do sistema: a geração automática da nota e dos títulos a partir do pedido.
O que depende da empresa: cadastros de produtos e clientes completos, com dados fiscais revisados pelo contador. Sem isso, a nota é rejeitada e o ganho some.
2. Da compra à entrada no estoque e ao contas a pagar
A nota de compra traz itens, quantidades, valores e impostos. Digitá-la à mão consome tempo e gera erros que afetam o custo dos produtos e o valor a pagar.
Com o ERP, o XML da nota é importado, conferido contra o pedido de compra e lançado de uma vez no estoque, no custo e no contas a pagar.
Esse é um processo em que o ganho aparece rápido, porque os fornecedores já enviam a nota em XML. A empresa só precisa ligar, na primeira compra de cada item, o código do fornecedor ao código interno; nas compras seguintes, a ligação é automática.
O que depende do sistema: a importação do XML e a conferência com o pedido.
O que depende da empresa: emitir pedido de compra para tudo que é comprado. Sem pedido, não há com o que conferir a nota.
3. Do extrato bancário à baixa dos títulos
Conferir pagamentos recebidos e feitos com a lista de títulos é uma das tarefas mais demoradas de um financeiro pequeno, principalmente quando os clientes pagam por Pix sem identificar a cobrança.
Com o ERP, o extrato é importado e a conciliação sugere qual título corresponde a cada lançamento. A pessoa confirma em vez de procurar. Como esse e outros processos do financeiro ficam no ERP aparece em ERP financeiro e a gestão financeira da pequena e média empresa.
O que depende do sistema: a importação do extrato e a sugestão de correspondência.
O que depende da empresa: conciliar todo dia, ou ao menos toda semana. Conciliar só no fim do mês devolve o retrabalho que o sistema eliminou.
4. Do custo de compra ao preço de venda
Em empresas pequenas, o preço de venda costuma ser corrigido tarde, porque ninguém percebe que o custo subiu. A margem encolhe sem aviso.
Com o ERP, a entrada da nota atualiza o custo do produto, e um relatório de margem por item mostra quais preços ficaram defasados. Exemplo hipotético: um produto vendido a R$ 30, com custo que passou de R$ 18 para R$ 21, teve a margem bruta reduzida de R$ 12 para R$ 9. O relatório aponta o item no mesmo dia em que a nota entrou.
O que depende do sistema: a atualização do custo e o relatório de margem.
O que depende da empresa: definir quem revisa os preços, com que frequência e qual margem mínima dispara a revisão.
5. Devoluções e trocas
A devolução mexe em quase todas as áreas ao mesmo tempo: o estoque precisa voltar, a nota de devolução precisa ser emitida ou recebida, o título precisa ser estornado ou abatido e a comissão do vendedor pode precisar de ajuste. Sem integração, alguma dessas etapas sempre fica para trás.
Com o ERP, a devolução é registrada a partir da nota original, e o sistema propaga o efeito para estoque, financeiro e fiscal.
O que depende do sistema: a devolução vinculada à nota de origem e a propagação para os módulos.
O que depende da empresa: a política de devolução e troca, e a disciplina de não fazer troca no balcão sem registro. Uma troca "de mão em mão", sem documento, deixa o estoque com um item a mais e outro a menos, e essas pequenas diferenças se acumulam até a próxima contagem.
Vale também definir quem pode registrar devoluções. Em muitas empresas pequenas, qualquer pessoa no balcão consegue estornar uma venda, e o estorno sem motivo registrado é o tipo de lançamento que ninguém consegue explicar no fim do mês.
6. Liberação de crédito e bloqueio de pedidos
Vender a prazo para um cliente que já está em atraso é uma das formas mais comuns de uma empresa pequena perder dinheiro. Sem integração, o vendedor não sabe da situação do cliente; o financeiro só descobre depois que a mercadoria saiu.
Com o ERP, o pedido consulta os títulos do cliente e o limite de crédito, e pode ser bloqueado automaticamente quando há atraso ou quando o limite é ultrapassado. A liberação fica registrada com o nome de quem aprovou.
Exemplo hipotético: um cliente com limite de R$ 10.000 tem R$ 8.500 em aberto e faz um pedido de R$ 3.000. O pedido vai para aprovação antes de ser faturado, e o gestor decide com a informação completa, em vez de descobrir o risco quando o título vencer.
O que depende do sistema: a consulta automática e o bloqueio.
O que depende da empresa: definir os limites, o número de dias de atraso que bloqueia e quem pode liberar. Uma regra rígida demais trava vendas boas; uma frouxa demais não protege nada.
7. Envio de documentos ao contador
Todo mês, a empresa junta notas de entrada e saída, extratos e comprovantes para enviar ao contador. Quando os documentos estão espalhados, isso leva dias e sempre falta alguma coisa, o que gera pedidos de complemento e atrasos no fechamento.
O custo desse processo costuma ficar escondido, porque aparece em pedaços: uma tarde para juntar documentos, uma ligação do contador pedindo um extrato que faltou, uma correção de lançamento feita no mês seguinte. Somados, viram dias de trabalho por ano.
Com o ERP, os documentos fiscais e os lançamentos financeiros já estão no sistema, organizados por período, e podem ser exportados de uma vez no formato combinado com o contador.
O que depende do sistema: a exportação dos documentos e lançamentos no formato aceito pela contabilidade.
O que depende da empresa: combinar com o contador o formato, a data de envio e o que precisa ser conferido antes.
Se a empresa ainda está em dúvida sobre o momento de adotar um sistema, os sinais de que a empresa precisa de um sistema de gestão empresarial ajudam a decidir. E para provar depois que o sistema reduziu custo de fato, vale registrar desde já os indicadores para medir o retorno sobre o investimento em ERP.