Quando a entrada da nota de compra diverge do pedido no ERP, a causa quase sempre está em um de cinco pontos: produto do fornecedor sem vínculo com o código interno, unidade de compra diferente da unidade de estoque, preço faturado diferente do negociado, nota que atende só parte do pedido ou mais de um pedido, e valores de impostos e despesas que alteram o total. A solução é corrigir a causa no cadastro ou no pedido, e não forçar a entrada, porque a nota de compra alimenta ao mesmo tempo o estoque, o custo, o contas a pagar e a escrituração fiscal.

O sintoma no recebimento

O caminhão chega, a mercadoria é descarregada e o recebedor importa no ERP o arquivo XML da nota, ou o sistema já a baixou automaticamente a partir das notas emitidas contra o CNPJ da empresa. Na conferência com o pedido de compra, o sistema acusa divergência: item não encontrado, quantidade diferente, preço acima do pedido ou total que não fecha. A mercadoria está no chão, o motorista quer ir embora e a tentação é aceitar tudo como veio.

Aceitar sem tratar resolve o recebimento e cria problemas em outros módulos: estoque com quantidade errada, custo médio distorcido, título a pagar com valor diferente do combinado. As causas abaixo vão da mais provável para a menos provável.

Antes de procurar a causa, compare três informações da nota com o pedido, item por item: código e descrição do produto no fornecedor, quantidade com a unidade em que foi faturada, e valor unitário. A tela de entrada da maioria dos ERPs mostra lado a lado o que veio no XML e o que está no pedido; a coluna em que a diferença aparece já aponta para uma das causas a seguir.

Causa 1: produto do fornecedor sem vínculo com o código interno

Cada fornecedor usa os próprios códigos e descrições. A nota traz “PAR SEXT 8MM ZINC”; o cadastro da empresa tem “Parafuso sextavado 8 mm zincado”, com outro código. O ERP só reconhece o item se houver uma tabela de vínculo entre o código do fornecedor e o código interno, também chamada de “produto por fornecedor” ou “de-para”.

Como resolver: faça o vínculo na primeira entrada daquele item e confira se ele foi gravado, para que a próxima nota seja reconhecida sozinha. Nunca cadastre um produto novo só para a nota entrar: esse é o caminho mais rápido para ter o mesmo item com dois códigos e dois saldos.

Se a duplicidade já aconteceu, procure no cadastro produtos com descrições parecidas criados na mesma data de uma entrada. O caminho é transferir o saldo e o histórico para o código correto, quando o sistema permitir, e inativar o código duplicado, em vez de apagá-lo.

Causa 2: unidade de compra diferente da unidade de estoque

O fornecedor vende em caixa; a empresa controla e vende em unidade. Se o vínculo do item não tiver o fator de conversão correto, a quantidade entra errada.

Um exemplo hipotético: o pedido é de 10 caixas com 12 unidades cada, ou seja, 120 unidades. A nota vem com quantidade 10 e unidade “CX”. Se o vínculo estiver com fator 1, o estoque recebe 10 unidades, e o custo unitário fica 12 vezes maior do que deveria. Com o fator 12, entram 120 unidades com o custo correto.

Como resolver: corrija o fator de conversão no vínculo do fornecedor antes de confirmar a entrada. Se o mesmo fornecedor vender o item ora em caixa, ora em unidade, verifique se o ERP aceita mais de uma unidade de compra por vínculo. Quando a quantidade já entrou errada, o estorno da entrada costuma ser mais limpo do que um ajuste manual de estoque, porque corrige também o custo.

Causa 3: preço faturado diferente do negociado

O comprador negociou um preço, mas o fornecedor faturou outro: reajuste não comunicado, desconto esquecido ou tabela antiga. Também acontece o contrário: o preço mudou de fato, mas ninguém atualizou o pedido de compra no sistema.

Como resolver: o recebimento não deveria decidir sozinho. Configure no ERP uma tolerância de preço, por exemplo hipotético de 2%, acima da qual a entrada fica bloqueada até o comprador aprovar ou recusar. A divergência de preço não afeta só o estoque: o título a pagar nasce com o valor da nota, e um preço errado aceito no recebimento vira pagamento errado semanas depois. Se o preço estiver errado, o caminho é tratar com o fornecedor; se o pedido estava desatualizado, o comprador corrige o pedido e registra o motivo.

Causa 4: entrega parcial ou nota que atende mais de um pedido

O fornecedor entregou 70 das 100 unidades pedidas e vai mandar o resto depois. Ou juntou numa única nota itens de três pedidos diferentes. Se o ERP tentar casar a nota com um único pedido, a divergência aparece mesmo com tudo certo.

Num exemplo hipotético, o pedido 1 tem 100 unidades de um item e o pedido 2, 50 unidades do mesmo item. A nota chega com 120 unidades. Sem regra definida, o sistema pode abater tudo do pedido 1 e acusar 20 unidades a mais. A regra mais comum é atender primeiro o pedido mais antigo: 100 unidades fecham o pedido 1, e 20 abatem do pedido 2, que fica com saldo de 30.

Como resolver: use a opção de vincular a nota a mais de um pedido, quando o sistema tiver, e registre a entrega parcial deixando o saldo do pedido em aberto. Defina também quem decide encerrar um saldo que não será mais entregue, para que pedidos antigos não fiquem indicando mercadoria a chegar.

Causa 5: impostos, frete e despesas mudando o total

O pedido de compra foi feito pelo valor da mercadoria, mas a nota traz frete, seguro, outras despesas ou impostos destacados que somam ao total. A divergência está no total, não nos itens.

Como resolver: o pedido de compra deveria prever essas parcelas sempre que o fornecedor as cobra. Quais impostos compõem o custo do produto e quais geram crédito depende do regime tributário e da operação; essa regra precisa ser definida pelo contador e configurada nas operações de entrada do ERP, e não decidida pelo recebedor no momento da nota.

Como evitar divergências nas próximas entradas

  • Vínculos na primeira compra: ao cadastrar um fornecedor novo, faça o vínculo e o fator de conversão dos itens já no primeiro pedido, conferindo com uma nota de exemplo.
  • Pedido sempre atualizado: preço, prazo e quantidade combinados por mensagem ou telefone vão para o pedido no sistema no mesmo dia.
  • Tolerâncias configuradas: limites de diferença de preço e de quantidade que bloqueiam a entrada e mandam para aprovação do comprador.
  • Recebimento separado da aprovação: quem confere a mercadoria registra o que chegou; quem comprou decide sobre divergência de preço.
  • Revisão semanal: um relatório de entradas com divergência aprovada mostra fornecedores e itens que se repetem, que são os primeiros a corrigir no cadastro.
  • Conferência física antes da conferência no sistema: o recebedor conta o que chegou sem olhar a nota e só depois compara. Assim, a quantidade registrada é a que de fato está no depósito, e não a que o fornecedor faturou.

Essas rotinas fazem parte de uma relação mais organizada com fornecedores, tema tratado em como o ERP otimiza a cadeia de suprimentos e o relacionamento com fornecedores. Como a entrada da nota também é um evento fiscal, vale alinhar as regras de entrada com o que está descrito em como integrar seu sistema de gestão fiscal ao ERP. E, como cada entrada gera um título no contas a pagar, essas regras também ajudam a fechar o ciclo entre compras e pagamento.