A demonstração comercial de um ERP mostra o sistema no melhor cenário; o que interessa é vê-lo resolver as operações da sua empresa. A forma mais segura de avaliar é preparar um roteiro com casos reais e pedir que o fornecedor execute cada um ao vivo, numa base de teste, enquanto alguém da sua equipe anota o que funcionou, o que exigiu adaptação e o que ficou de fora. Os oito testes abaixo cobrem financeiro, estoque, compras e fiscal, e servem para comparar qualquer sistema pelo mesmo critério.
Para comparar os resultados, dê a cada teste uma nota de 0 a 2: 0 quando o sistema não resolveu, 1 quando resolveu com contorno ou ajuste manual, 2 quando resolveu como a empresa opera. Depois, some as notas de cada fornecedor e leia junto as anotações, porque um 1 no teste fiscal pesa mais do que um 1 no relatório. Um exemplo hipotético: um sistema com 14 pontos que tirou 1 na venda interestadual pode exigir mais atenção do que outro com 13 pontos e nota máxima no fiscal, se a empresa vende muito para outros estados.
1. Um pedido de venda completo, do orçamento ao recebimento
Peça para acompanhar uma venda típica do seu negócio de ponta a ponta: orçamento, aprovação, pedido, separação, emissão da nota, geração do título a receber e baixa do pagamento. Use um cliente e produtos parecidos com os seus, com a condição de pagamento que você mais usa.
Observe quantas vezes alguém precisa digitar a mesma informação. Num ERP integrado, o pedido vira nota, e a nota vira título, sem redigitação. Anote também em que momento o estoque é baixado e se dá para mudar isso. Exemplo hipotético de roteiro: “cliente pessoa jurídica do mesmo estado, três itens, desconto de 5% no pedido, pagamento em duas parcelas por boleto”.
Erro comum nesse teste: aceitar que o fornecedor pule etapas “porque é igual ao que já foi mostrado”. Peça que cada passo seja executado na sua frente, inclusive a impressão ou o envio do pedido ao cliente, porque é nos detalhes que aparecem os cliques extras que, multiplicados por dezenas de pedidos por dia, viram horas de trabalho.
2. Uma entrada de compra a partir do XML do fornecedor
Leve um XML de nota de compra real, com dados sensíveis trocados se preferir, e peça para dar entrada a partir dele. O teste mostra como o sistema vincula o código do fornecedor ao produto interno, se converte unidades (caixa para unidade, por exemplo), como trata impostos destacados na nota para compor o custo e se gera automaticamente os títulos a pagar com as parcelas da nota.
Peça também para repetir a entrada com um produto que ainda não existe no cadastro. A forma como o sistema lida com o item novo diz muito sobre o trabalho diário do recebimento.
Observe ainda o que acontece quando a quantidade recebida é menor do que a da nota. Se o sistema permite registrar a divergência e avisar o comprador, o controle de compras ganha uma etapa de conferência; se obriga a entrada integral, a diferença vai parar no estoque e só aparece no próximo inventário.
3. Uma conciliação bancária com extrato real
Leve um extrato de alguns dias em formato OFX e peça para importá-lo e conciliar. Inclua de propósito uma tarifa bancária, um recebimento que paga dois títulos ao mesmo tempo e um pagamento com juros. Esses três casos separam sistemas que só casam valores exatos daqueles que lidam com a vida real.
Pergunte se é possível criar regras para lançamentos recorrentes e se o período conciliado pode ser travado contra alterações.
Aproveite para ver o fluxo de caixa logo depois da conciliação. O saldo realizado deve bater com o extrato, e as previsões devem vir dos títulos em aberto, sem que ninguém precise montar uma planilha à parte.
4. Uma venda para outro estado e uma devolução
No módulo fiscal, a demonstração costuma usar a venda mais simples. Peça duas operações diferentes da padrão: uma venda interestadual e a devolução de uma venda. Observe se o CFOP e os códigos de situação tributária mudam sozinhos conforme o destino e a operação, ou se alguém precisa alterá-los à mão.
O objetivo aqui não é validar a tributação, que é papel do contador, e sim ver se o sistema permite configurar regras por tipo de operação, grupo de produto e destino. Se cada exceção exigir edição manual na nota, o risco de erro cresce com o volume.
Pergunte também como o sistema recebe as atualizações de legislação, com que antecedência elas costumam chegar e se a aplicação depende de alguma ação da empresa. Em períodos de mudança de regra, como a transição da reforma tributária do consumo, essa resposta pesa tanto quanto as telas.
5. Um inventário parcial com ajuste de diferenças
Peça para registrar a contagem de alguns itens, comparar com o saldo e ajustar as diferenças. Verifique se o ajuste exige um motivo, se fica registrado quem o fez e se é possível consultar depois o histórico do item com todas as movimentações.
Se a sua empresa tem mais de um local de estoque, inclua uma transferência entre depósitos no mesmo teste.
Um exemplo hipotético de roteiro: “contar 10 itens, sendo 3 com sobra, 3 com falta e 4 corretos; ajustar com motivos diferentes; consultar o histórico de um item com falta”. Ao final, peça o relatório de ajustes do dia. Se ele não mostrar quem ajustou, quando e por quê, o controle de perdas vai depender de memória.
6. Um relatório que você usa hoje
Leve o relatório que a gestão mais consulta, como vendas por vendedor, margem por produto ou contas a receber vencidas, e peça para o fornecedor montá-lo no sistema durante a demonstração. Se o relatório já existir, confira se os números fazem sentido com os dados de teste; se não existir, pergunte como seria criado, por quem e se há custo adicional.
Peça também para exportar o resultado para planilha. A capacidade de tirar os dados do sistema com facilidade vale tanto para análises quanto para uma eventual troca de sistema no futuro.
Vale ainda pedir um relatório que cruze dois módulos, como margem por produto considerando o custo de entrada, ou vendas do mês comparadas com o que foi recebido. Relatórios que juntam financeiro, estoque e vendas são justamente o que planilhas separadas não entregam, e mostram se a integração do sistema é real ou só aparente. Um sinal de alerta é a resposta “esse relatório sai de outra ferramenta”: pode funcionar, mas significa mais um sistema para manter e mais um ponto em que os números podem divergir.
7. A criação de um usuário com permissões limitadas
Peça para criar um usuário de vendas que possa emitir pedidos, mas não cancelar notas, não alterar preços acima de um limite de desconto e não ver o financeiro. Em seguida, entre com esse usuário e tente fazer o que ele não deveria.
Confira também se o sistema registra um histórico de alterações: quem mudou o preço de um produto, quem excluiu um título, quem cancelou um pedido. Esse registro, chamado de trilha de auditoria, resolve muitas dúvidas internas sem acusações.
Permissões bem granulares evitam erros e protegem informação sensível. Em empresas pequenas é comum todos usarem o mesmo login, o que torna impossível saber quem fez cada alteração; o teste mostra se o sistema facilita o caminho certo ou se configurar perfis é trabalhoso a ponto de ninguém fazer. O assunto se liga aos passos essenciais para garantir segurança e privacidade ao implementar um ERP, que vão além do controle de acesso.
8. A importação de uma amostra dos seus cadastros
Envie antes da demonstração uma planilha com 50 produtos e 50 clientes reais (ou com dados pessoais trocados) e peça que sejam importados na base de teste. O teste mostra o formato exigido, o que o sistema rejeita, quanto trabalho de limpeza será necessário e quem faz a importação na implantação.
Inclua na amostra casos difíceis de propósito: um cliente sem e-mail, um produto com descrição longa e caracteres especiais, um fornecedor do exterior, um produto vendido em caixa e em unidade. A forma como o sistema e a equipe do fornecedor tratam esses casos antecipa como será a migração completa.
Peça também uma lista do que a implantação inclui: quantas horas de configuração, quantas de treinamento, quem migra os saldos de abertura e o que é cobrado à parte. Com essas respostas por escrito, a comparação entre fornecedores deixa de depender da impressão da demonstração. Para encaixar esse roteiro num processo de escolha mais amplo, veja como escolher um sistema de gestão empresarial alinhado ao crescimento da PME.
