Para escolher o sistema de gestão empresarial ideal para o seu setor, comece pelo que torna o setor diferente, e não pela lista de módulos do fornecedor. Quase todo ERP tem vendas, compras, estoque, financeiro e fiscal; o que separa uma boa escolha de uma ruim são os recursos específicos que o seu segmento exige todos os dias. Os seis passos abaixo transformam essas exigências em critérios verificáveis, com uma entrega concreta ao fim de cada um.
Passo 1: liste o que torna o seu setor diferente
Reúna quem conhece a operação (vendas, depósito, produção ou atendimento, financeiro) e liste as rotinas que só o seu setor tem ou que nele pesam mais. A tabela abaixo dá um ponto de partida para quatro setores comuns:
| Setor | Recursos que costumam pesar |
|---|---|
| Varejo | PDV com emissão de NFC-e, grade de tamanho e cor, trocas, promoções, várias formas de pagamento no mesmo cupom |
| Distribuição | Tabelas de preço por cliente ou região, controle de lote e validade, separação e conferência, vendedores externos, rotas de entrega |
| Indústria | Ficha técnica, ordens de produção, apontamento, cálculo de custo de fabricação, unidades de medida diferentes na compra e no consumo |
| Serviços | Contratos recorrentes, ordens de serviço, apontamento de horas, NFS-e, retenções na fonte, reajuste de contratos |
Ajuste a lista à sua realidade. Uma distribuidora de alimentos tem exigências de lote e validade que uma distribuidora de material de escritório não tem.
Inclua na lista as particularidades fiscais do setor, que costumam ser esquecidas na conversa com o fornecedor. Setores com substituição tributária, com produtos sujeitos a regras específicas ou com operações frequentes de remessa e retorno exigem um módulo fiscal capaz de tratar esses casos. Quais regras se aplicam à sua empresa é uma pergunta para o contador, e a resposta dele entra na lista como requisito.
Se a empresa ainda está decidindo se precisa de um sistema, e não qual sistema escolher, os 10 sinais de que sua empresa precisa de um sistema de gestão empresarial ajudam a responder essa pergunta antes de começar.
Entrega do passo: uma lista de dez a vinte rotinas próprias do setor, com o nome de quem executa cada uma.
Se o passo for pulado: a escolha é feita pelos módulos genéricos, que todos os sistemas têm, e a falta de um recurso setorial só aparece na implantação, quando trocar de sistema já custa caro.
Passo 2: separe o obrigatório do desejável
Para cada rotina da lista, marque se ela é obrigatória (a empresa não opera sem ela), importante (opera, mas com retrabalho) ou desejável (melhoria). Use um critério simples: obrigatório é o que, se faltar, obriga a manter uma planilha ou um sistema paralelo para sempre.
Exemplo hipotético: uma distribuidora de produtos de limpeza marca como obrigatórios o controle de lote, a tabela de preço por cliente e a separação de pedidos; como importante, o aplicativo para vendedores externos; como desejável, o painel de indicadores por região.
Entrega do passo: a lista classificada, validada pelo dono ou pelo gestor da operação.
Se o passo for pulado: todos os itens viram obrigatórios, nenhum sistema atende, e a decisão acaba sendo tomada por preço ou por simpatia com o vendedor.
Passo 3: monte uma lista curta pelo setor, não pela fama
Busque sistemas que tenham clientes do seu setor e do seu porte. Um ERP muito usado em grandes indústrias pode ser pesado demais para uma fábrica pequena; um sistema forte no varejo pode ser fraco em distribuição. Pergunte a empresas do mesmo segmento, a associações do setor e ao seu contador quais sistemas eles veem funcionar.
Antes de qualquer demonstração, envie aos candidatos a lista de itens obrigatórios e peça uma resposta por escrito: atende de forma nativa, atende com configuração, atende com customização ou não atende. Isso elimina rapidamente quem não serve.
Desconfie de respostas "atende com customização" para itens obrigatórios do setor. Customização para uma rotina central significa que o sistema não foi feito para empresas como a sua, e cada atualização futura vai exigir cuidado com esse código. Um item obrigatório atendido de forma nativa vale mais do que três itens desejáveis.
Entrega do passo: três ou quatro sistemas que declaram atender todos os itens obrigatórios.
Se o passo for pulado: a equipe assiste a dez demonstrações genéricas, perde semanas e chega ao fim sem critério para comparar.
Passo 4: peça demonstração com o roteiro do seu setor
Não aceite a demonstração padrão. Envie ao fornecedor, com antecedência, dois ou três roteiros da sua operação real, com produtos, clientes e situações do seu dia a dia, incluindo exceções. Para um varejo de roupas, por exemplo: venda de três peças com tamanhos diferentes, troca de uma delas por outro tamanho e pagamento dividido entre cartão e Pix.
Durante a demonstração, anote para cada item obrigatório se ele foi mostrado funcionando, mostrado parcialmente ou apenas descrito. "Dá para fazer" sem mostrar não conta como atendido.
Leve à demonstração as pessoas que executam as rotinas, e não só quem decide a compra. O estoquista percebe na hora se a separação de pedidos exige passos demais; o financeiro percebe se a baixa de um recebimento parcial é confusa.
Entrega do passo: uma planilha de comparação com a nota de cada sistema em cada item obrigatório e importante.
Se o passo for pulado: a empresa compara impressões, e a melhor apresentação vence, não o sistema mais adequado.
Passo 5: converse com clientes do mesmo setor
Peça a cada fornecedor finalista duas ou três referências de clientes do seu setor e porte, e converse com elas sem a presença do vendedor. Perguntas que rendem respostas úteis:
- Quanto tempo levou a implantação, comparado ao prometido?
- Que rotina do setor exigiu customização ou continua fora do sistema?
- Como o suporte responde quando um problema trava a operação?
- O que vocês fariam diferente se começassem de novo?
Prefira referências que usam o sistema há mais de um ano. Quem acabou de implantar ainda está na fase de entusiasmo ou de ajuste; quem usa há mais tempo já passou por atualizações, fechamentos anuais e trocas de equipe, e sabe dizer como o sistema e o fornecedor se comportam fora do período de venda.
Entrega do passo: anotações das conversas, com os riscos que apareceram em cada fornecedor.
Se o passo for pulado: problemas conhecidos por outros clientes do setor só aparecem depois da assinatura.
Passo 6: avalie a implantação e o suporte para o seu setor
O mesmo sistema pode ter implantações muito diferentes conforme quem implanta. Pergunte se a equipe de implantação já trabalhou com empresas do seu segmento, quem será o consultor responsável e quantas horas estão previstas para cada fase. Peça o plano de implantação por escrito, com as entregas de cada fase e o que cabe à sua empresa.
Confira também o que acontece depois: horário do suporte, canais de atendimento, como as atualizações fiscais chegam e como os dados podem ser exportados se a empresa decidir sair. Para quem ainda está em dúvida entre um ERP completo e sistemas separados por área, a comparação de ERP integrado ou gestão modular ajuda a fechar essa questão antes da escolha final. Se o seu setor é de serviços, o caso hipotético de ERP para empresa de serviços mostra na prática os recursos que pesam nesse segmento.
Entrega do passo: a escolha final, com o plano de implantação anexado e os riscos levantados nas referências tratados no contrato.
Se o passo for pulado: o sistema certo é implantado por quem não conhece o setor, e as rotinas específicas que motivaram a escolha acabam configuradas de forma genérica.