Conciliação bancária é a conferência entre o que o sistema de gestão registrou como entrada e saída de dinheiro e o que realmente passou pela conta no banco. No ERP, ela funciona assim: o extrato bancário é importado, o sistema tenta casar cada linha do extrato com um lançamento de contas a pagar ou a receber, e o que sobra sem par vira pendência para alguém analisar. Quando a conciliação está em dia, o saldo que aparece no financeiro do sistema é igual ao saldo do banco, e os relatórios de fluxo de caixa passam a ser confiáveis.
O que a conciliação bancária confere, linha por linha
A conciliação compara três informações de cada movimento: a data, o valor e a conta bancária. O banco registra o que efetivamente aconteceu; o ERP registra o que a empresa programou ou baixou. As duas listas deveriam ser iguais, mas raramente são no primeiro momento, porque o lançamento no sistema e o movimento no banco nascem em lugares diferentes.
Um exemplo hipotético deixa isso visível. Suponha que, numa segunda-feira, o financeiro de uma pequena loja tenha baixado no sistema o pagamento de um fornecedor de R$ 2.400 e o recebimento de um cliente de R$ 1.150. No extrato do mesmo dia aparecem um débito de R$ 2.400, um crédito de R$ 1.150 e uma tarifa de R$ 12,90 que ninguém lançou. Os dois primeiros movimentos se conciliam; a tarifa fica pendente até ser lançada no sistema, numa conta de despesas bancárias.
Como o ERP faz a conciliação na prática
A maior parte dos sistemas segue o mesmo roteiro, mesmo que os nomes das telas mudem:
- Importação do extrato. O arquivo baixado do internet banking, normalmente no formato OFX, é carregado no sistema. Alguns ERPs também recebem o extrato por integração direta com o banco.
- Casamento automático. O sistema procura, para cada linha do extrato, um lançamento com o mesmo valor e data próxima na mesma conta. Os pares encontrados são sugeridos ou conciliados direto, conforme a configuração.
- Tratamento manual. O que não foi casado aparece em uma lista. Ali o usuário vincula a linha a um lançamento existente, cria o lançamento que faltava ou marca o movimento para investigação.
- Fechamento do período. Com tudo conciliado, o saldo do sistema na data bate com o saldo do extrato. Muitos ERPs permitem travar o período para impedir alterações retroativas.
O casamento automático depende de regras. Uma regra comum diz, por exemplo, que débitos com a descrição de tarifa devem gerar automaticamente um lançamento na conta de despesas bancárias. Quanto mais regras bem configuradas, menor a lista manual.
Conciliação automática, semiautomática e manual
A diferença entre os três modos está em quem toma a decisão final sobre cada par. Na conciliação manual, o usuário marca linha por linha; é lenta, mas útil quando o volume é pequeno ou quando o cadastro ainda está bagunçado. Na semiautomática, o sistema sugere os pares e o usuário aprova; é o modo mais seguro na maioria das pequenas e médias empresas. Na automática, os pares exatos são conciliados sem revisão, o que acelera o trabalho, mas pode esconder erros quando dois títulos têm o mesmo valor.
Um critério prático de decisão: deixe a conciliação automática ligada só para movimentos que têm identificação única, como boletos recebidos com o número do documento ou tarifas recorrentes. Para o resto, prefira a sugestão com aprovação.
Conciliação bancária e conceitos vizinhos
Vários termos do módulo financeiro aparecem junto com a conciliação e costumam ser confundidos:
- Baixa de título: é o registro de que uma conta a pagar ou a receber foi quitada. A baixa acontece no sistema; a conciliação confirma que o dinheiro passou de fato pelo banco. Um título pode estar baixado e não conciliado, o que indica que alguém informou o pagamento antes de ele acontecer, ou em outra conta.
- Retorno bancário de cobrança: é o arquivo que o banco devolve informando quais boletos foram pagos. Ele baixa os títulos a receber automaticamente. É parente da conciliação, mas não a substitui: o retorno fala dos boletos; o extrato fala de toda a movimentação da conta.
- Fluxo de caixa: é a visão das entradas e saídas, realizadas e previstas. O realizado só é confiável se estiver conciliado.
- Conciliação de cartões: confere as vendas no cartão com os repasses da adquirente, já descontadas as taxas. É uma rotina separada, com outro arquivo e outra lógica de prazos.
- Conciliação contábil: é feita pela contabilidade, confrontando o saldo das contas contábeis com os documentos. Quando o financeiro do ERP está conciliado, esse trabalho fica bem mais simples.
Para entender como essas rotinas se encaixam no restante do sistema, vale ler sobre como um ERP facilita o controle financeiro de pequenas e médias empresas.
O que fazer com as diferenças mais comuns
As pendências que sobram depois do casamento automático costumam cair em poucos tipos, cada um com uma correção própria:
| Diferença | Causa provável | Correção |
|---|---|---|
| Linha no extrato sem lançamento no sistema | Tarifa, IOF, juros ou débito automático não registrado | Criar o lançamento na conta correta e, se for recorrente, criar uma regra |
| Lançamento no sistema sem linha no extrato | Pagamento baixado antes de acontecer ou em outra conta | Conferir a conta usada na baixa e a data real do pagamento |
| Valor diferente entre os dois lados | Juros, multa ou desconto não informados na baixa | Ajustar a baixa com o acréscimo ou desconto, em vez de alterar o valor do título |
| Um crédito no banco para vários títulos | Cliente pagou várias notas numa transferência só | Conciliar uma linha do extrato contra vários títulos, recurso que a maioria dos ERPs oferece |
Com que frequência conciliar
A conciliação diária é a que dá menos trabalho no total, porque cada pendência ainda está fresca na memória de quem fez o pagamento. Empresas com poucas movimentações podem conciliar uma ou duas vezes por semana sem prejuízo. O que não funciona é deixar para o fim do mês: com centenas de linhas acumuladas, uma diferença pequena some no meio das outras e pode levar horas para ser achada.
Um exemplo hipotético ajuda a dimensionar. Uma empresa com 30 movimentos por dia que concilia diariamente lida com cerca de 30 linhas por vez, a maior parte casada pelas regras. Se acumular o mês, terá algo como 600 linhas e várias diferenças que podem se compensar entre si, o que dificulta encontrar a origem de cada uma.
Erros comuns na conciliação dentro do ERP
- Uma conta no sistema para várias contas no banco. Cada conta corrente, conta de aplicação automática ou conta de pagamento precisa ter seu cadastro próprio no ERP. Juntar tudo numa só torna a conciliação impossível.
- Editar o valor do título para “fechar” a diferença. Se o cliente pagou com juros, o título continua com o valor original e os juros entram como acréscimo na baixa. Alterar o título distorce o relatório de inadimplência e a receita financeira.
- Apagar lançamentos já conciliados. Ao excluir um lançamento conciliado, o período antigo deixa de bater. Por isso vale travar períodos fechados.
- Importar o mesmo extrato duas vezes. Bons sistemas avisam quando o arquivo já foi lido, mas não todos. Combine um padrão de nome para os arquivos e confira o período antes de importar.
- Ignorar o saldo inicial. Na implantação, o saldo de abertura de cada conta precisa ser exatamente o saldo do banco na data de início. Uma diferença ali se arrasta para todos os meses seguintes.
Esses cuidados conversam com outras práticas do módulo financeiro descritas nas dicas para pequenas e médias empresas transformarem a gestão financeira com ERP, como a padronização do plano de contas e dos centros de custo.