Migrar dados para um ERP novo dá certo quando a empresa decide antes o que vai migrar, limpa os dados na origem, testa a importação numa base de homologação e só então leva os saldos de abertura para a base definitiva, numa data de corte combinada. Os cadastros (clientes, fornecedores, produtos, plano de contas) vêm primeiro; os saldos (estoque, contas a pagar e a receber, bancos) vêm por último, porque dependem dos cadastros e precisam refletir um único momento. Os passos abaixo seguem essa ordem e trazem o que conferir em cada um.
Passo 1: defina o que entra, o que fica de fora e a data de corte
Comece por uma lista do que será migrado e do que ficará apenas consultável no sistema antigo ou em arquivo. A regra prática é migrar o que é necessário para operar a partir do primeiro dia e deixar o histórico fora, salvo quando houver motivo claro para trazê-lo.
- Migra quase sempre: clientes e fornecedores ativos, produtos ativos, plano de contas, centros de custo, contas bancárias, títulos em aberto, saldo de estoque.
- Migra só com motivo: histórico de vendas para análise, pedidos de compra em aberto, tabelas de preço antigas.
- Normalmente não migra: notas fiscais já emitidas, movimentações de estoque antigas, títulos quitados.
Escolha também a data de corte: o dia em que o sistema antigo para de receber lançamentos e o novo passa a valer. Virar no primeiro dia de um mês costuma facilitar a conferência com o fechamento contábil. Documentos fiscais antigos continuam precisando ser guardados pelo prazo exigido; confirme com o contador como e onde mantê-los acessíveis depois que o sistema antigo for desligado.
Passo 2: extraia os dados e monte uma planilha por cadastro
Exporte cada cadastro do sistema antigo para uma planilha separada: uma para clientes, uma para fornecedores, uma para produtos e assim por diante. Se a empresa vem de planilhas, junte as versões espalhadas em uma só por tipo. Peça ao fornecedor do ERP novo os modelos de importação, que dizem quais colunas existem, quais são obrigatórias e em que formato cada campo deve vir.
Guarde uma cópia intocada da exportação original. Todas as correções acontecem numa segunda cópia, para que seja possível voltar ao ponto de partida se algo der errado.
Passo 3: limpe os cadastros antes de importar
Limpar na planilha é muito mais rápido do que corrigir dentro do sistema depois. Use este checklist por cadastro:
- Clientes e fornecedores: CPF ou CNPJ válido e sem duplicidade; razão social e nome fantasia em colunas separadas; endereço com CEP, município e UF; e-mail para envio de documentos; inscrição estadual quando houver; inativos marcados ou removidos.
- Produtos: código único; descrição padronizada; unidade de medida coerente com a forma de venda; NCM preenchido; código de barras quando houver; produtos sem movimentação há muito tempo avaliados antes de entrar.
- Plano de contas e centros de custo: estrutura revisada junto com a contabilidade; contas sem uso eliminadas; nomes que qualquer pessoa do financeiro entenda.
- Contas bancárias: uma linha por conta corrente, aplicação ou conta de pagamento, com banco, agência e número.
Um caso hipotético mostra o ganho. Suponha um cadastro de 1.800 clientes em que 240 aparecem duas vezes, com grafias diferentes do mesmo nome. Remover as duplicidades na planilha, ordenando pelo CNPJ, leva algumas horas. Depois de importados, cada duplicado pode ter pedidos e títulos ligados a ele, e a junção vira trabalho manual, registro por registro.
Passo 4: revise o cadastro fiscal dos produtos com o contador
Os campos fiscais do produto alimentam diretamente a emissão de notas. NCM, origem da mercadoria, CEST quando aplicável e as regras de tributação que o ERP usa para preencher CFOP e códigos de situação tributária precisam ser validados por quem responde pela parte fiscal da empresa. Um erro aqui não aparece na importação: aparece na primeira nota rejeitada ou, pior, numa nota autorizada com tributação errada.
Na prática, envie ao contador a planilha de produtos com as colunas fiscais e peça a validação por grupo de produto, e não item por item. Produtos com tratamento parecido costumam compartilhar a mesma regra no ERP.
Passo 5: importe primeiro numa base de teste
Quase todo ERP oferece um ambiente de homologação ou uma base de treinamento. Importe os cadastros ali, na ordem de dependência: plano de contas e centros de custo; depois clientes, fornecedores e produtos; por fim tabelas de preço e cadastros auxiliares. Saldos ainda não entram.
Leia o relatório de rejeições de cada importação. Linhas recusadas por campo obrigatório vazio, formato de data ou caractere especial são corrigidas na planilha e reimportadas. Anote cada ajuste, porque ele vai se repetir na carga definitiva.
Um cuidado que costuma passar despercebido é a codificação de caracteres. Planilhas salvas em formatos diferentes podem trocar letras acentuadas e o “ç” por símbolos estranhos na importação. Antes de carregar o arquivo completo, importe dez linhas com nomes acentuados e confira como aparecem nas telas e na impressão de um pedido. Faça o mesmo com campos numéricos: separador decimal com vírgula ou ponto, conforme o modelo pedir, e zeros à esquerda preservados em códigos como CEP e código de produto.
Passo 6: confira a importação por amostragem e por totais
Uma importação sem erro técnico ainda pode ter trazido dados no lugar errado, como o nome fantasia na coluna de razão social. A conferência combina duas verificações:
- Totais: a quantidade de registros importados bate com a da planilha, por cadastro.
- Amostragem: abra pelo menos 20 registros de cada cadastro, escolhidos de pontos diferentes da lista, e compare campo a campo com a origem.
Em seguida, simule as operações do dia a dia na base de teste: um pedido de venda, a emissão de uma nota em homologação, uma entrada de compra, um título a pagar. É nesse ponto que aparecem as regras fiscais mal configuradas e as unidades de medida trocadas. Os erros comuns na implementação de sistemas de gestão ajudam a montar essa lista de simulações.
Passo 7: congele o sistema antigo e extraia os saldos na data de corte
Na data de corte, o sistema antigo para de receber lançamentos e os saldos são extraídos todos de uma vez, para representar o mesmo instante:
- Estoque: quantidade e custo unitário por produto e por depósito. O ideal é fazer um inventário físico na véspera e usar o resultado contado, não o saldo do sistema antigo.
- Contas a receber: cada título em aberto, com cliente, número do documento, vencimento e valor.
- Contas a pagar: cada título em aberto, com fornecedor, documento, vencimento e valor.
- Bancos: saldo de cada conta exatamente igual ao extrato do fim do dia anterior à virada.
Evite trazer saldos “resumidos”, como um único título com o total devido por cliente. Sem o detalhe por documento, a cobrança e a baixa dos recebimentos ficam confusas nos meses seguintes.
Passo 8: faça a carga definitiva e feche os saldos de abertura
Repita na base definitiva as importações testadas, já com os ajustes anotados no passo 5, e importe os saldos. Depois, confronte os totais:
| Item | Conferência |
|---|---|
| Estoque | Valor total no ERP igual ao valor do inventário na data de corte |
| Contas a receber | Soma dos títulos igual ao relatório de abertos do sistema antigo |
| Contas a pagar | Soma dos títulos igual ao relatório de abertos do sistema antigo |
| Bancos | Saldo de cada conta igual ao extrato |
Um exemplo hipotético de diferença: o relatório antigo de contas a receber soma R$ 184.300 e o ERP novo mostra R$ 181.900. Ao comparar cliente a cliente, descobre-se que três títulos parcelados vieram só com a primeira parcela, porque a planilha de origem tinha as parcelas seguintes numa aba separada. A correção leva minutos na carga, mas renderia cobranças esquecidas se fosse descoberta só no vencimento.
Só libere a operação depois que as quatro linhas baterem. Uma diferença deixada para depois se mistura com os primeiros lançamentos reais e fica bem mais difícil de rastrear.
Passo 9: acompanhe as duas primeiras semanas com conferências diárias
Nas primeiras semanas, reserve um horário por dia para conferir o que a operação produziu: notas emitidas e rejeitadas, saldo de estoque dos itens de maior giro, conciliação bancária e títulos gerados pelas vendas. Registre cada problema com data, tela e exemplo, e decida se é ajuste de cadastro, de regra ou de treinamento.
Mantenha o sistema antigo disponível apenas para consulta durante esse período e defina com antecedência a data em que ele será desligado. Para preparar as pessoas que vão operar o sistema nesse começo, veja as dicas práticas para treinar sua equipe na adoção de um sistema de gestão empresarial.
